همه چیز درباره دفاتر تجاری و اعتبار آن ها

دفاتر تجاری یکی از ضرورت های تجارت به حساب می آیند. از گذشته های دور تا کنون تجار همیشه دفاتر تجاری برای ثبت دارایی هایی خود داشته اند. در حال حاضر هم با وجود پیشرفت هایی که در زمینه های علمی و ابداع نرم افزارهایی مانند اکسل بازهم تجار از دفاتر تجاری به منظور ثبت نقدینگی، بستان کاری، نسیه و بدهی استفاده می کنند. یک تاجر با داشتن دفتر تجاری می تواند میزان دارایی های خود را مورد بررسی قرار داده، از بدیهی های خود اطلاع پیدا کرده و اگر در حال ورشکستگی است از آن اطلاع یابد. 

ثبت معاملات در یک دفتر تجاری با ذکر وقوع، شرایط و کیفیت آن معامله می تواند به نفع تاجر باشد. درصورتی که یک تاجر به خوبی معاملات را در یک دفتر تجاری ثبت نماید، افرادی که با او همکاری دارند هم می توانند از این مسئله بهره برده و برای پیش برد حساب های خود از دفتر تجاری آن تجار استفاده کنند.

به هر حال اگر می خواهید در مورد دفاتر تجاری و انواع آن ها اطلاعاتی به دست آورید ادامه این مقاله را از دست ندهید!

آشنایی با دفاتر تجاری

همانطور که در بالا گفته شد، دفاتر تجاری به منظور ثبت معاملات به کار رفته، مزایای زیادی برای تجار دارند. از طرفی دیگر، دفاتر تجاری جزو بهترین وسیله ها برای تعیین میزان مالیات هم به شمار می روند. همین مسئله باعث شده که در ماده 6 قانون تجارت داشتن یک دفتر تجاری برای تمامی تجار لازم و ضروری باشد. 

تمامی تجار به جز کسبه جزء باید یکی از دفاتر تجاری را برای ثبت معاملات خود تهیه کنند. بهتر است که بدانید دفاتر تجاری انواع مختلفی داشته که به طور کلی شامل موارد زیر می شوند:

• دفتر روزنامه
• دفتر دارایی
• دفتر کل
• دفتر کپیه

کسبه جزء به چه تجاری گفته می شود؟

با توجه به ماده 19 قانون تجارت که رئیس قوه قضاییه در تاریخ 8/ 12/ 1380 مصوب کرده و در یک روزنامه کثیر الانتشار با شماره 16606 درج شده، افراد حقیقی که شرایط زیر را دارا باشند، جزو کسبه جزء به شمار رفته و احتیاجی به پرداخت مالیات ندارند.

لازم به ذکر است افرادی که در زیر عنوان می کنیم طبق ماده 96 قانون مالیت مستقیم که در سال 3/ 12/ 1366 مصوب شده، جزو کسبه جزء هستند. به هر حال شرایط تاجری که جزو کسبه جزء است به صورت زیر خواهد بود:

• پیشه وران، کسبه، تولید کنندگان و کسانی نظیر این افراد که معمولا میزان فروش آن ها در طول سال از یکصد میلیون ریال بیشتر نمی شود. 
• تمامی افرادی که خدمات مختلف را ارائه کرده و در قبال آن هزینه ای دریافت می کنند، اگر هزینه که دریافت می کند کمتر از 50 میلیون ریال باشد، جزو کسبه جزء محسوب می شوند. 

اما با توجه به کاهش روز افزون ارزش ارز ایران باید در این مصوبه تجدید نظرهای اساسی صورت گیرد؛ چرا که دیگر این مبالغ بسیار ناچیز بوده و کسبه جزء در مضیقه قرار می گیرند. 

انواع مختلف دفاتر تجاری

در بالا گفتیم که دفاتر تجاری به طور کلی در چهار دسته تقسیم بندی می شوند. حال در این قسمت قصد داریم با جزئیات کامل در مورد انواع دفاتر تجاری صحبت کنیم.

• دفتر روزنامه

دفتر روزنامه یکی از دفاتر تجاری محسوب شده و طبق مانده 7 قانون تجارت جمهوری اسلامی ایران تمامی تاجرین باید هر روز مطالبات، معاملات مربوط به اوراق تجاری مانند خرید و فروش، معاملات مربوط به ظهر نویسی، دیون و داد و ستد های تجاری را در آن ثبت کنند.

به طور کلی ثبت تمامی مسائل مربوط به واردات و صادرات تجاری با ذکر اسم و رسم طرف، وجوه پرداخت شده و وجهی که برای استفاده شخصی از حساب تجاری برداشته می شود باید در این دفتر ثبت شوند. 

بهتر است بدانید که دفتر روزنامه اساس حسابداری یک تجارت را به وجود می آورد. این دفتر مهم ترین نوع دفتر تجاری بوده و باقی دفاتر تجاری از آن الگو برداری کرده اند. در دفاتر روزنامه باید همه معاملات بر اساس تاریخ به صورت کاملا مرتب و روزانه ثبت شده و حداکثر تا یک هفته می توان برای ثبت معاملات در این دفاتر تاخیرکرد.

شاید بد نباشد که بدانید تاجرانی که به صورت ماشینی معاملات خود را ثبت می کنند تا 15 روز هم امکان تاخیر در ثبت برای آنان وجود خواهد داشت.

• دفتر کل 

به موجب ماده 8 قانون تجارت در ایران تاجران باید حداقل هفته ای یک بار تمامی معاملات و داده های خود را از دفتر روزنامه استخراج کنند. بعد از استخراج معاملات مختلف باید آن ها را بر مبنای نوع جدا و هر کدام را به صورت خلاصه وار در صفحه مرتبط در دفتر کل ثبت نمایند. 

دفتر کل را دفتر هفتگی هم نامیده و معمولا نشان دهنده تمامی معاملاتی است که در طول هفته توسط تاجر انجام می شود. به عبارت دیگر می توان گفت که ارقام ثبت شده در دفتر روزنامه به صورت کاملا تجزیه شده و بر اساس حساب های مشخصی وارد دفتر کل خواهند شد. با استفاده از این دفاتر تجار می توانند به راحتی معاملاتشان را تجزیه و تحلیل کنند. 

به یاد داشته باشید که جمع تمامی ارقام وارد شده در دفتر کل باید با جمع ارقام مربوط به دفتر روزنامه در طی یک هفته برابر باشند. 

• دفتر دارایی

به موجب ماده 9 قانون تجارت جمهوری اسلامی ایران دفتر دارایی یکی از انواع دفاتر تجاری محسوب می شود. یک تاجر باید بتواند در پایان سال از تمامی دارایی ها و اموال منقول و غیر منقول خود یک صورت جامع در دفتر دارایی ثبت کرده و امضاء نماید. به یاد داشته باشید که تجار قبل از 15 فروردین سال بعد باید اطلاعات مورد نیاز را در دفتر دارایی منتقل کرده و از دفتر کل استخراج کنند. 

یکی از تفاوت های این دفتر با دیگر دفتر های تجاری آن است که زیر تمامی ارقام وارد شده و ثبت شده در این دفتر را تاجر باید امضاء کند. دلیل آن هم تایید صحت مفادی است که در دفتر نوشته شده است. تمامی اطلاعاتی که از دفاتر مختلف استخارج می شوند تاجر باید صحت انتقال آن ها را در دفتر دارایی تایید نماید.

البته لازم به ذکر است که امروزه دیگر دفتر دارایی چندان استفاده ای نداشته و در حال حاضر تاجران از ترازنامه بدین منظور بهره می برند.

• دفتر کپیه

به موجب ماده 10 قانون تجارت در جمهوری اسلامی ایران دفتر کپیه هم جزو دفاتر تجاری محسوب شده و وجود آن برای تجار لازم و ضروری است. در دفتر کپیه مراسلات مخابرات و تمامی صورت حساب های مربوط به وارده و صادره براساس تاریخ ثبت می شوند. در ضمن تجار باید صورت حساب های وارده و صادره و همچنین مراسلات مخابرات را بر اساس تاریخ ورود دسته بندی کرده و در لفاف به خصوصی ثبت نمایند. 

دفتر کپیه حکم یک بایگانی را برای تجار دارد، البته که امروزه این دفتر هم مانند دفتر دارایی استفاده چندانی برای تجار نداشته؛ چرا که اکثر آنان از اندیکاتور یا همان نامه نما بهره می گیرند.

سخن آخر

داشتن دفاتر تجاری برای تاجران واجب بوده و به موجب قانون تجارت همه تجار باید از وجود چنین دفاتری برای ثبت معاملات تجاری خود استفاده نمایند. اما با این وجود دفاتر دیگری هم وجود دارند که بر اساس قانون وجود آن ها ضروری نبوده، در حالی که برخی از تجار از آن ها استفاده می کنند. برای مثال می توان به دفتر معین، دفتر ضمانت نامه، دفتر صندوق اشاره کرد.